Отправить на почту

Подтверждение транспортных расходов — документы, служащие этой цели, чрезвычайно важны для обоснования такого рода затрат. Как документально обосновать указанные расходы и какие при этом нужно учесть нюансы, рассмотрим в нашем материале.

Что такое транспортные расходы?

Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:

  • документальное оформление;
  • экономическое обоснование.

Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.

Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль» .

Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:

  • продавцом товара;
  • покупателем.

При этом транспортировка может производиться следующими лицами:

  • самим продавцом;
  • покупателем с использованием собственного автотранспорта;
  • сторонней компанией, с которой заключает договор или продавец, или покупатель.

Рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.

О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?» .

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:

  • счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
  • товарную накладную по форме ТОРГ-12;
  • прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.

ТН (приложение 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:

  • о сторонах сделки;
  • перевозимых ТМЦ;
  • дополнительных документах;
  • транспортном средстве, осуществляющем доставку;
  • пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
  • дате доставки груза;
  • прочие данные.

При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.

Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ. ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:

  • номер ТТН;
  • дату ее составления;
  • информацию о товаре;
  • реквизиты участников сделки;
  • прочие данные, предусмотренные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:

  • Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара покупателю.
  • Поставщик заключает договор с перевозчиком, который транспортирует товар до места назначения.

Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:

  1. Поставщик может не выделять в договоре отдельно стоимость доставки, закладывая ее в цену товара (первый случай).
  2. Поставщик вправе прописать в договоре стоимость доставки (второй случай).

В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:

  • В первом случае поставщик составляет только путевой лист, который будет подтверждать факт доставки и расходы на нее.
  • Во втором случае ему необходимо выставить в адрес покупателя товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).

Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:

  • Поставщик может выписать ТТН в 4 экземплярах. При этом один экземпляр остается у поставщика, три остальных передаются посреднику, осуществляющему транспортировку. Посредник, осуществив доставку, передает 3 экземпляра ТТН покупателю, который проставляет на них свою подпись. Один экземпляр остается у покупателя. На основании 2 оставшихся посредник составляет акт об оказанных услугах. При этом один из экземпляров ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается продавцу.
  • Если поставщик вместо ТТН решил оформить ТН, потребуется сделать три экземпляра этого документа: один предназначается перевозчику, второй — продавцу, третий — покупателю. Подтверждением факта оказания транспортной услуги для поставщика может служить ТН, подписанная покупателем и перевозчиком.

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:

  • Можно оформить ТТН в 4 экземплярах, где покупатель заполняет только транспортный раздел. После этого указанные документы передаются перевозчику для заполнения поставщиком товарного раздела. Заполнив ТТН, поставщик передает 3 экземпляра перевозчику. Приняв груз, покупатель оставляет себе один экземпляр, а остальные 2 вручает перевозчику, на основании которых тот составляет акт.
  • Если покупатель составляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. Оформляется такая ТН в 2 экземплярах — один остается у покупателя, другой передается транспортной организации.

Документальное подтверждение расходов по международным перевозкам имеет свои особенности. О них — в наших материалах:

Итоги

Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.