Порядок подтверждения транспортных расходов для целей налогового учета

Продажа и приобретение организациями материальных ценностей в большинстве случаев предполагает передачу их новому собственнику. Расходы на доставку могут быть связаны как с приобретением товаров, так и формировать расходы на продажу при реализации товаров. Таким образом, транспортные расходы организаций, занимающихся торговлей, могут составлять весьма значительные суммы. Они непременно вызовут интерес налоговых инспекторов при проведении выездной налоговой проверки. А это значит, что в целях минимизации налоговых рисков бухгалтеру следует уделить особое внимание как налоговому учету транспортных расходов, так и оформлению первичных документов, подтверждающих эти расходы.

Для этого, в первую очередь, необходимо тщательно изучать условия заключенных договоров, при чем важно отслеживать не только условия, на которых осуществляется доставка товара, но и момент перехода права собственности на товар от продавца к покупателю.

В соответствии с п.1 ст.458 Гражданского кодекса, если иное не предусмотрено договором купли — продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:

  • вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара;
  • предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара.

Товар считается предоставленным в распоряжение покупателя, когда к сроку, предусмотренному договором, товар готов к передаче в надлежащем месте и покупатель в соответствии с условиями договора осведомлен о готовности товара к передаче.

Товар не признается готовым к передаче, если он не идентифицирован для целей договора путем маркировки или иным образом. При этом, в соответствии с п.2 ст.458 ГК РФ, в случаях, когда из договора купли — продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

Кроме того, в соответствии с положениями ст.491 Гражданского кодекса, в договоре купли продажи могут быть предусмотрены и иные моменты перехода права собственности.

Например, после полной или частичной оплаты покупателем товара.

В этом случае, момент передачи товара покупателю (перевозчику) не будет связан с переходом права собственности.

Бухгалтер должен проследить, чтобы в расходы для целей налогового учета не попали те транспортные расходы:

  • которые осуществляются без указания на обязанность компании осуществить доставку товара за свой счет,
  • «чужого» товара (право собственности на товар не принадлежит компании, оплатившей доставку). В этом случае имеют место быть услуги по доставке товара компании – собственнику товара. Такие услуги могут быть «прописаны» в договоре купли-продажи, либо оказываться в соответствии с договором оказания услуг.

В статье будут рассмотрены требования действующего законодательства по налогам и сборам к порядку учета транспортных расходов для целей налогового учета по налогу на прибыль и первичные документы. необходимые для подтверждения таких расходов.

Особенности налогового учета транспортных расходов

Для начала рассмотрим возможные варианты ситуаций, возникающих при транспортировке товаров:

1. Доставку товара осуществляет одна из сторон по договору купли-продажи.

1.1. Товар доставляет поставщик, но за счет покупателя.

Стоимость транспортных услуг оплачивается покупателем отдельно от стоимости товара.

1.2. Товар доставляет покупатель, но за счет поставщика.

Стоимость транспортных услуг оплачивается поставщиком.

1.3. Товар доставляет либо покупатель, либо продавец, в зависимости от перехода права собственности.

Стоимость транспортных услуг оплачивает компания, организующая доставку.

2. Доставку товара осуществляет компания, оказывающая транспортно-экспедиционные услуги.

Учет транспортных расходов у покупателя осуществляется в соответствии с положениями ст.320 Налогового Кодекса.

Так, согласно данной статье, в сумму издержек обращения включаются расходы налогоплательщика — покупателя товаров на доставку этих товаров.

При делении расходов на прямые и косвенные, расходы на доставку относятся к прямым расходам.

В статье 320 НК РФ, речь идет о суммах расходов на доставку (транспортные расходы) покупных товаров до склада налогоплательщика — покупателя товаров в случае, если эти расходы не включены в цену приобретения указанных товаров.

При этом, сумма прямых расходов в части транспортных расходов, относящаяся к остаткам нереализованных товаров, определяется по среднему проценту за текущий месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца в следующем порядке:

1) определяется сумма прямых расходов, приходящихся на остаток нереализованных товаров на начало месяца и осуществленных в текущем месяце;

2) определяется стоимость приобретения товаров, реализованных в текущем месяце, и стоимость приобретения остатка нереализованных товаров на конец месяца;

3) рассчитывается средний процент как отношение суммы прямых расходов (п.1) к стоимости товаров (п.2 );

4) определяется сумма прямых расходов, относящаяся к остатку нереализованных товаров, как произведение среднего процента и стоимости остатка товаров на конец месяца.

Кроме того, расходы на доставку включаются в стоимость приобретаемых ОС и НМА (п.1 ст.257 НК РФ).

У продавца, в соответствии с пп.1 п.1 ст.253 НК РФ расходы по доставке товаров относятся к расходам, связанным с производством и реализацией.

Кроме того, в соответствии с пп.6 п.1 ст.254 НК РФ, к работам (услугам) производственного характера также относятсятранспортные услуги :

1. Сторонних организаций (включая ИП).

2. Структурных подразделений самого налогоплательщика по перевозкам грузов внутри организации, в частности перемещение:

  • сырья (материалов),
  • инструментов,
  • деталей,
  • заготовок,
  • других видов грузов

с базисного (центрального) склада в цеха (отделения) и доставка готовой продукции в соответствии с условиями договоров.

Документальное оформление, необходимое для подтверждения транспортных расходов

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, в целях налогового учета по налогу на прибыль, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

При этом, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

  • документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ,
  • документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,
  • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Обобщая вышесказанное, для подтверждения транспортных расходов в целях налогового учета по налогу на прибыль, организациям необходимы оформленные должным образом первичные ученые документы.

В момент передачи товара от поставщика покупателю оформляются следующие документы:

  • Товарная накладная по форме №ТОРГ-12,
  • Товарно-транспортная накладная по форме №1-Т (ТТН),
  • Другие необходимые документы (сертификаты соответствия, паспорта и пр.).

Накладная ТОРГ-12 и ТТН являются товаросопроводительными документами, которые передаются покупателю вместе с товаром независимо от перехода права собственности на этот товар.

При этом дата, указанная в товаросопроводительных документах, обычно является датой перехода рисков случайной гибели и случайного повреждения товара от поставщика к покупателю.

Кроме того, при заключении договора с транспортной компанией в момент оказания этой компанией услуг транспортировки, оформляется транспортная накладная .

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007г.№259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» транспортная накладная — перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза.

В соответствии с п.2 ст.785 ГК РФ, заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).

Транспортная накладная подтверждает факт заключения договора перевозки.

В соответствии со ст. 8 Устава груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки груза не принимается (письмо Минтранса России от 20.07.2011г.№03-01/08-1980ис).

Форма и порядок заполнения транспортной накладной установлены Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011г.№272.

В транспортной накладной определяются условия перевозки груза, в том числе стоимость услуг перевозчика.

Кроме того, форма транспортной накладной содержит все необходимые реквизиты, установленные п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Одновременно продолжают действовать Общие правила перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971г. в соответствии с которыми основным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, является товарно-транспортная накладная.

Форма товарно-транспортной накладной N 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997г.№78.

ТТН составляется в четырех экземплярах, один из которых организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику автотранспорта.

Таким образом, в настоящее время действует и транспортная накладная, и накладная по форме N 1-Т.

При этом и ТТН и транспортная накладная, отвечают всем требованиям, предъявляемым к документам, подтверждающим осуществление транспортных расходов организацией.

Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998г.№132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» утверждена товарная накладная №ТОРГ-12, она относится к первичной учетной документации по учету торговых операций и применяется для оформления продажи (отпуска) ТМЦ сторонней организации.

Однако, при доставке грузов с помощью транспортно-экспедиционных компаний, налогоплательщики порой сталкиваются с тем, что первичные документы эти компании предоставляют не в полном объеме.

Оформлять ТТН такие компании отказываются, аргументируя свою позицию тем, что груз они везут «сборный».

Некоторые поставщики транспортных услуг предоставляют клиентам накладные свободной формы без подписей, а некоторые – разработанный ими акт выполненных работ.

Следует учитывать, что унифицированной формы акта на оказание транспортных услуг не установлено.

В соответствии с п. 2 ст. 9 закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные настоящим пунктом.

Ниже будут рассмотреныкомментарии Минфина и ФНС России, которыми можно руководствоваться для подбора комплекта документов, подтверждающих транспортные расходы.

Таким образом, налогоплательщик сможет минимизировать налоговые риски, связанные с признанием транспортных расходов для целей налогового учета по налогу на прибыль.

В настоящее время Минфин рекомендует использование двух документов – и ТТН и транспортной накладной, в случае, когда транспортировку груза выполняет транспортная компания.

Такая позиция изложена в Письме Минфина России от 22.12.2011г. №03-03-10/123:

«Таким образом, в случае наличия договора перевозки груза подтверждение затрат организации на перевозку груза автомобильным транспортом и факта его транспортировки осуществляется на основании как транспортной накладной, так и накладной формы N 1-Т. используемой в бухгалтерском и налоговом учете.

В случае если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, услуги по перевозке не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство.

В случае если грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза.

В данном случае затраты налогоплательщика на перевозку груза автомобильным транспортом и факт его транспортировки подтверждаются как транспортной накладной, так и накладной формы N 1-Т.»

В своем письме от 27 февраля 2012г. №03-03-06/1/99 на вопрос о необходимости использования как ТТН так и транспортной накладной, Минфин отвечает следующее:

«Таким образом, так как товарно-транспортная накладная служит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов, то ее наличие у организации является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с перевозкой грузов.

Транспортная накладная обязательна к заполнению, поскольку устанавливает порядок организации перевозки грузов, т. е. ее назначение отличается от назначения формы N 1-Т.»

При этом, в Письмо ФНС России от 21.03.2012г. №ЕД-4-3/4681@(в котором ФНС ссылается на вышеприведенное письмо Минфина от 22.12.2011г. №03-03-10/123)

налогоплательщикам разрешается использование лишь одного корректно составленного документа.

Либо ТТН либо транспортной накладной:

«…При этом следует иметь в виду, что Налоговый кодекс для подтверждения в целях исчисления налога на прибыль расходов организации на перевозку грузов, в том числе автомобильным транспортом, не устанавливает обязанности наличия обоих документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В этой связи, документом, подтверждающим в целях налогообложения прибыли факт осуществления затрат на перевозку грузов автомобильным транспортом может быть любой из двух вышеперечисленных документов, оформленный в соответствии с законодательством Российской Федерации документ.

На основании изложенного, в целях исчисления налога на прибыль для подтверждения затрат по перевозке груза автомобильным транспортом достаточно будет наличие надлежащим образом оформленного одного из документов :

  • либо транспортной накладной
  • либо товарно-транспортной накладной по форме N1-Т.»

Данное письмо ФНС России должно быть доведено до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков.

Анализируя разъяснения, данные Минфином и ФНС, следует учитывать, что письма как Минфина, так и ФНС носят рекомендательный, а не обязательный характер.

При этом, учитывая положения Налогового кодекса, наличие хотя бы одного документа из двух вышеуказанных (ТТН или транспортной накладной) будет являться достаточным документальным подтверждением произведенных расходов на доставку грузов транспортной компанией.