Порядок списания расходов на транспортные услуги

А. СЕМЕНЮК,

В. ПИМЕНОВ,

эксперты службы

правового консалтинга ГАРАНТ

АННОТАЦИЯ

В статье рассмотрено, какими бухгалтерскими записями учреждение должно отражать списание расходов на транспортные услуги («зарядка» транспортных карт) и залоговую стоимость таких карт.

Прежде всего отметим, что материальным носителем электронного проездного документа (транспортной карты) является пластиковая карта с уникальным номером, которая находится в собственности эмитента, предназначена для многократного применения, поэтому выдается в пользование с учетом оплаты залоговой стоимости.

В случае отказа от дальнейших поездок транспортная карта подлежит возврату в кассу выдачи абонементных билетов. При исправности транспортной карты и наличии ранее выданных чеков возвращается ее залоговая стоимость.

В связи с этим у учреждения не возникает оснований для учета транспортных карт (как материальных носителей) в составе нефинансовых активов на балансовых счетах Единого плана счетов ( п. 22 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н).

В то же время ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитываются на забалансовых счетах ( п. 332 Инструкции N 157н).

В отдельных случаях долгосрочные проездные билеты рассматриваются в качестве бланков строгой отчетности (смотрите, например, п. 13 Приложения N 19.5 к приказу Минтранса РСФСР от 31.12.1981 N 200). Кроме того, магнитные карты, позволяющие их держателям получить определенное количество товара (услуг), характеризуются судебными органами и отдельными независимыми экспертами как объекты строгой отчетности.

Таким образом, по характеру использования транспортная карта, безусловно, сходна с бланками строгой отчетности, поэтому порядок ее учета может быть аналогичен порядку бухгалтерского учета бланков строгой отчетности. В то же время в полной мере таким бланком транспортная карта не является.

Поэтому, по нашему мнению, забалансовый учет транспортных карт целесообразно организовать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» обособленно. При этом учет транспортных карт может осуществляться в размере их залоговой стоимости ( п. 337 Инструкции N 157н). Указанные положения учреждению необходимо закрепить в учетной политике.

Кроме того, в бухгалтерском учете следует отразить сумму «зарядки» транспортной карты. При этом необходимо учитывать следующее: если кассовые расходы формируются в бухгалтерском учете при оплате пополнения транспортных карт на очередной период, то фактические расходы могут быть отражены в учете только после использования права на проезд по окончании определенного периода.

В рассматриваемом случае речь идет о транспортных услугах, оказываемых учреждению в течение длительного периода. По нашему мнению, такие расходы не могут быть отнесены на финансовый результат единовременно. А учитывая требования положений Инструкции N 157н (в частности п. 295 ), отнесение расходов на финансовый результат должно осуществляться с учетом принципа равномерности. Порядок определения размера расходов и периодичность их списания определяются учреждением при формировании учетной политики. В том числе в качестве отчетного периода, например, может быть принят месяц (смотрите п. 135 Инструкции N 157н).

Таким образом, у учреждения возникает необходимость учитывать сумму «зарядки» с момента оплаты до момента отнесения всей суммы на финансовый результат в течение оплаченного периода.

Некоторые авторы рассматривают возможность бухгалтерского учета различных карт на приобретение товаров (услуг) в качестве денежных документов. Однако, по нашему мнению, учет транспортных карт в качестве денежных документов нецелесообразен, так как:

— основным отличительным признаком денежного документа зачастую является указание в нем суммы в денежном выражении (номинал денежного документа), на которую можно приобрести товар (услугу), а электронная транспортная карта такого номинала не содержит (кассир, без специальных устройств, не может убедиться в сумме «зарядки» карты);

— организация бухгалтерского учета транспортных карт на счете 0 201 35 000 «Денежные документы» одновременно с их учетом на забалансовом счете весьма трудозатратна и, по сути, не обеспечивает учреждение какой-либо дополнительной существенной информации (иными словами, степень полезности учетных данных для целей управления не сопоставима с уровнем трудоемкости).

Также у учреждения нет оснований учитывать сумму «зарядки» карт на счете 0 206 22 000 «Расчеты по авансам по транспортным услугам» в связи с тем, что обязательства метрополитена в рассматриваемом случае считаются исполненными в момент «зарядки» транспортных карт и возмещения остатка неиспользованных средств в случае досрочного расторжения договора, как правило, не предусматривается.

По нашему мнению, в качестве «инструмента», предлагаемого Инструкцией N 157н, в рассматриваемом случае учреждением может быть использован счет 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг». Сумма произведенной «зарядки» может без проблем отражаться на счете 0 109 00 000 и в порядке, закрепленном в учетной политике, распределяться на себестоимость реализованной готовой продукции, оказанных работ, услуг, а в части не распределяемых расходов — на увеличение расходов текущего финансового года ( п. 135 Инструкции N 157н).

Отметим, что ни положениями Инструкции N 157н, ни положениями Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), прямо не предусмотрен порядок отражения хозяйственных операций в рассматриваемой ситуации. Следовательно, бюджетное учреждение имеет право по согласованию с финансовым органом, на счете которого ему открыты лицевые счета (органом, осуществляющим в отношении бюджетного учреждения функции и полномочия учредителя), определить необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей Инструкции N 174н (смотрите п. 4 Инструкции N 174н).

Например, в рассматриваемой ситуации операции могут быть отражены следующими бухгалтерскими записями:

1. Дебет 2 206 26 560 Кредит 2 201 11 610,

Увеличение по забалансовому счету 18

— оплачена залоговая стоимость транспортных карт;

2. Дебет 2 206 22 560 Кредит 2 201 11 610

Увеличение по забалансовому счету 18 ,

— перечислена по договору на транспортное обслуживание сумма предварительной оплаты проезда;

3. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет «Транспортные карты в кассе»)

— на основании акта приема-передачи (накладной) получены транспортные карты и отражены в забалансовом учете по залоговой стоимости;

4. Дебет 2 302 22 830 Кредит 2 206 22 660

— зачтены обязательства по «зарядке» транспортных карт в счет перечисленной ранее предварительной оплаты;

5. Дебет 2 109 80 222 Кредит 2 302 22 730

— учтены затраты учреждения в части транспортных расходов;

6. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет «Транспортные карты у сотрудников),

Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет «Транспортные карты в кассе»)

— транспортные карты выданы сотрудникам;

7. Дебет 2 109 60 222 (2 401 20 222) Кредит 2 109 80 222

— на основании Справки (форма 0504833) с приложением расчета распределения и отчетов сотрудников по окончании отчетного периода в порядке, определенном учетной политикой, распределена часть учтенных ранее транспортных расходов;

8. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет «Транспортные карты в кассе»),

Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет «Транспортные карты у сотрудников)

— сотрудниками возвращены «разряженные» транспортные карты (по залоговой стоимости);

9. Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет «Транспортные карты в кассе»)

— на основании акта приема-передачи (накладной) отражен возврат транспортных карт эмитенту;

10. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 206 26 660,

Уменьшение по забалансовому счету 18

— отражен возврат транспортной организацией залоговой стоимости карт.